ワンネットシステム株式会社

2017.05.31

個人情報保護法改正にむけた、同窓会の取るべき対応

 当社ワンネットシステム株式会社では多くの同窓会事務局様に名簿や年会費の管理に役立つウェブアプリケーションソフトの活用をご提案しております。

 その関わりで多くの同窓会様から、2017年5月30日に施行される個人情報保護改正に向けて、ご相談を受ける機会が多くなりました。
そこで本コラムでは『個人情報保護法改正にむけた、同窓会の取るべき対応』をお話いたします。

 まず、今回の個人情報保護法改正による影響が最も大きいのは会員数5000名以下の団体です。
これまで『小規模取扱事業者』として個人情報保護法の適用外だった非営利団体や小規模同窓会でも、
この改正によって『個人情報取扱事業者』となり、個人情報保護法の義務を負うようになるからです。

【個人情報】
生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別することができるもの
(例)「氏名」、「生年月日と氏名の組合せ」、「顔写真」等
(※「個人識別符号」も個人情報に該当します。)

【個人情報取扱事業者】
個人情報データベースなどを事業の用に供している者

新たに個人情報取扱事業者となる団体で行うべき対応は次の三点です。

1.『あらかじめ』のルールを定める!
 個人情報を取り扱う上で大切なことは、あらかじめ利用目的を定めておくこと、あらかじめ利用範囲を定めておくこと、あらかじめ本人の同意を得ておくこと、そしてあらかじめ対策を行うことです。
個人情報保護法はこうしたあらかじめのルールをしっかり守っていれば、むしろ堂々と個人情報を活用することができる法律です。特に大学との共同利用や名簿の発行など、第三者提供に関する利用方法についてはしっかりと明記しておきましょう。
ただし、センシティブ情報や要配慮個人情報の場合はより厳しいルールがあります。これらの情報を取り扱う場合はより厳格なルールを定めておきましょう。

2.同窓会ホームページを開設する!
 個人情報保護方針を新たに作成、変更した場合は、会員に伝わる形で公表しなければなりません。また、個人情報の取扱いに関する問い合わせ窓口も必要です。
ホームページ上であればこれらの業務を遅滞なく行うことができ、一度作ってしまえば更新も楽です。また、会員へのお知らせや会員同士の交流にも活用できます。
ワンネットシステムでは多くの学会・同窓会様のホームページ作成・管理業務も行っておりますので、お気軽にお問合わせください

3.安全管理措置の実施!
個人情報取り扱う上で行わなければならないのが、下記の安全管理措置です。

『個人情報保護法ガイドライン』 個人データの取扱いに係る規律の整備
1.組織的安全管理措置:安全管理措置を講ずるための組織体制の整備など。
2.人的安全管理措置:従業者の教育、ガイドラインの遵守など。
3.物理的安全管理措置:物理的なデータの盗難・漏洩防止のための施錠管理など。
4.技術的安全管理措置:アクセス制御、アクセス者の識別と認証、不正アクセス防止策など。


 特に、多くの同窓会様で苦労されるのが『4.技術的安全管理措置の実施』です。
ワンネットシステムではこの『技術的安全管理措置の実施』を十分に満たす、クラウド型会員管理システム『PalSyne(パルサイン)』をご提供しております。

クラウド型会員管理システム『PalSyne(パルサイン)』、エコノミープランは14.8万円から導入できますので、これから個人情報取扱事業者になられる同窓会様はぜひご検討ください

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ご注意
 本コラムでは、個人情報保護法やその対策について概要を分かりやすく説明するため、法やガイドラインの要点をまとめると同時に、展望や予測を含めた説明をしております。実際の体制構築の際には、法律、ガイドライン、その他の情報の本文を必ずご参照ください。
 内容には誤りが無いよう万全を期しておりますが、本コラムの内容に関していかなる保証もするものではありません。万一本コラムの内容に誤りがあった場合でも当社は一切責任を負いかねます。

書いている人

アル仙人

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